La nueva (bueno ya no tanto a estas alturas) Ley de procedimiento administrativo 39/2015 de 2 de octubre, advierte en su preámbulo (del que por cierto recomiendo su lectura para tomarle la temperatura al panorama actual) que llegó la hora de dejar de inventarse trámites en los procedimientos, y de ceñirse a los que esta ley prevé.
Desde luego, las motivaciones que sugiere que podrían justificar la inclusión en un procedimiento de trámites adicionales o distintos a los contemplados en la 39, distan mucho de coincidir con las que habitualmente impelen a esta, llamémosle, “creatividad administrativa”.
Sea como fuere, para no correr el riesgo de ser “creativo” sin quererlo, no hay nada como ser muy “conocedor”, así que aquí os ofrezco un diagrama completo de lo que sería la “receta” con todos los ingredientes disponibles para cocinar un expediente, utilizando la tramitación (tanto ordinaria como simplificada) genérica más básica. Vaya, como la conocida fórmula del pastel de yogur, tantos vasitos de esto, tantos vasitos de lo otro, y pastel al horno con resultado seguro!
Y hablando de pastelería. ¿Qué ocurre cuando no respetamos la receta de nuestro esperado pastel?… pues que acabamos sacando del horno algo que no podremos comernos, y que acabará en la basura. Lástima que en procedimiento administrativo este final signifique en realidad, acabará con recursos administrativos o contenciosos, daños al ciudadano, y (algún día) con exigencias de responsabilidad al torpe o descuidado cocinero.
¿Qué debería contener un Manual del Buen Tramitador? Pues al igual que un libro de recetas, además de los ingredientes (véase el diagrama que os reproducimos) como mínimo, las tres acciones básicas de cualquier acto de tramitación electrónica, a saber:
- Escoger el trámite de la receta básica, que necesite nuestro pastel en particular
- Señalar a qué pinche le asigna el cocinero principal (tramitador responsable) la responsabilidad de ejecutar esa parte de la receta del pastel (trámite)
- Indicar cuanto tiempo de cocción (plazo de ejecución) requiere ese trámite
- Y no olvidar de aportarle al pinche un poco de pistas… para que vaya derecho al grano
Se echa de menos en cualquier receta, la explicación de qué hacer mientras los ingredientes se están enfriando, o cociendo, o reposando… Recuerdo ese vídeo que circula por internet, del ama de casa que mientras va siguiendo la receta, va bebiendo un sorbito de licor… pasito a pasito… ¿huelga decir como acaba todo no? Pues en tramitación administrativa hay puntos, momentos, en los que el tramitador puede también perder el control si no tiene donde agarrarse. Para eso os sugerimos el “ESTADO DE GESTIÓN”, un punto del flujo, en el que, sin ser un trámite (es evidente), puede descansar el tramitador en espera de recibir una documentación que ha pedido, o de que se complete una acción como puede ser por ejemplo un período de exposición pública, una acción contable o de tesorería, o donde transcurre el tiempo de elaboración de documentación que tendrá que ser examinada en el expediente.
Los encontrareis en mi propuesta. En azul, el color que representa la confianza, para recordaros que debéis utilizar estos puntos para estar tranquilos de no perder el hilo de la tramitación cuando esta queda en manos de agentes de fuera de vuestra organización.
En un intento de daros más información, como si de una “chuleta” se tratara, se indican los artículos de la Ley a que se refiere ese trámite, por si necesitáis concretar algo más su uso.
Y acabo. No olvidéis abrir expediente por cada procedimiento en el que intervenimos (que no solemos hacerlo…) y de finalizar el expediente cuando hayáis llegado a la resolución definitiva (la que causa fin en vía administrativa) para que no se os quede pendiente y dando la lata. Lo acabado, acabado está.
¡Feliz pastel, pasteleros!
